Tilauskannan hallinta paranee kommunikaatiolla ja oikeilla välineillä
Tuotantoyrityksessä tilauskannan seurattavuutta ja tilannetietoa tarvitaan niin asiakaspalvelussa, myynnissä kuin tuotannossa. Myös yritysjohdon on tärkeää saada näkyvyys tilauskantaan ja pystyä seuraamaan siihen liittyviä KPI-lukuja. Jos joku näistä tahoista ei näe tilauskantaan, ongelmat voivat eskaloitua kustannusten nousuun, huonoon toimitusvarmuuteen ja asiakastyytymättömyyteen. Monen hyvän yrityksen kasvu tai menestys on voinut tyssätä näistä syistä.
Kuinka näkyvyyttä tilauskantaan voi parantaa ja kuinka kaikki eri tilauskantaa raportoivat voivat edistää tiedon avoimuutta ja sujuvia prosesseja?
Jos tilauskantaan ei ole näkyvyyttä, suunnittelu ja asiakkaiden palvelu ei perustu faktoihin
Tilauskanta kiinnostaa toisaalta tuotannonsuunnittelua ja tuotantoa itseään, mutta myös myyntiä ja asiakaspalvelua. Jos tuotannonsuunnittelulla on huono näkyvyys olemassaolevaan tilauskantaan ja ennusteisiin, suunnitelmia on vaikea tehdä. Pahimmillaan tuotannossa joudutaan venymään esimerkiksi ylitöihin tai vuokratyöhön, jos yllätyksenä tuleekin iso tai kiireellinen asiakastyö. Tuotantohinta voi myös nousta.
Myyjille tieto tuotannon kapasiteetista ohjaa lupauksia asiakkaan tilauksen toimitusajasta. Ilman näkyvyyttä tilauskantaan myyjä voi joutua lupaamaan toimitusaikoja, joiden paikkansapitävyydestä hän ei voi olla varma, tai muuttamaan arviota myöhemmin.
Kun tilaus on jätetty, asiakkaat saattavat olla tiheästi yhteydessä ja kysyä, joko tuotanto on aloitettu ja onko toimitusaikataulu luvatun mukainen. Jos asiakaspalvelija ei saa ajantasaista tietoa, hänen on hankala vastata asiakkaiden toimitusaikakyselyihin. Se puolestaan alentaa asiakkaan kokemaa palvelutasoa. Toimitusvarmuus on yksi asiakkaita eniten kiinnostavista asioista, ja mikäli siitä joudutaan tinkimään, voidaan samalla joutua tinkimään hinnasta.
Tilauskannan hallinnan ongelmat johtuvat yleensä siitä, että kaikilla ei ole yhteistä näkyvyyttä tilauskantaan, tuotannon etenemiseen ja ennusteisiin.
Avoimuus tilauskantaan parantaa työn laatua ja asiakastyytyväisyyttä
Kun työntekijöillä on ajantasainen näkymä nykyiseen tilauskantaan, säästyy paitsi rahaa, myös hermoja. Hyötyjiä ovat kaikki myynnistä asiakaspalveluun ja tuotannonsuunnittelijasta lattiatason koneenkäyttäjään.
Hyvän tilauskannan hallinnan myötä:
- myynti voi luvata toimitusaikoja luotettavammin ja faktoihin nojaten
- kaikki asiakastilaukset ovat tuotantojonossa tasa-arvoisessa asemassa asiakkuudesta riippumatta
- asiakaspalvelu voi tarjota aina oikeaa ja ajantasaista tietoa
- tuotannossa ei tarvitse venyä äärirajoille, kun tilaukset voidaan ennakoida ja tuotanto suunnitella hyvissä ajoin tuotannon tarpeisiin
- tuotantoketju voidaan suunnitella tasapainoisesti ja tasaisesti kuormitetusti – resursseja varataan sopiva määrä varastoon, eikä tuotantoon synny pullonkauloja.
Myös tuotantoyrityksen johdossa hyödytään näkymästä tilauskantaan. Tilauskanta voi esimerkiksi paljastaa, jos markkinassa tai yrityksen markkina-asemassa tapahtuu muutoksia.
Ratkaisuna tilauskannan haasteisiin kommunikaatio ja yhteiset prosessit
Jotta tilauskannan hallinta on kaikille näkyvää ja luotettavaa, kannattaa keskittyä kahteen pääasiaan: kommunikoinnin tapoihin ja oikeisiin välineisiin.
KOMMUNIKAATIO
Koko yrityksen kulttuurissa kannattaa olla periaate, että tietoa tulevista tai nykyisistä töistä ei pantata pöytälaatikoissa, vaan jaetaan kaikille.
Tilauskantaa raportoidaan yleensä sekä myynnistä tuotantoon että tuotannosta myyntiin, joten hyötyjiä ovat kaikki. Etenkin tuotannonsuunnittelija on yrityksessä eräänlainen solmukohta ja risteys, jonka tietoja kaikki kaipaavat, ja joka itsekin kaipaa tietoa sekä tuotannon työntekijöiltä kuin tulevia tilauksia hallinnoivilta.
TYÖKALUT
Avoimuus ja ajantasainen viestintä on välttämätöntä, mutta ilman oikeita työkaluja sekään ei kanna loputtomasti. On viisasta panostaa sellaiseen ohjelmistoon, joka tarjoaa kaikille oikeanlaisen näkymän tilauskantaan ja tuotannon etenemään.
Yhteisessä käytössä oleva, monipuolinen tuotannonsuunnittelujärjestelmä varmistaa, että kaikki löytävät todenmukaisen ja ajantasaisen tiedon tuotantolattian ja tilauskannan tilanteesta. Siten he voivat tehdä oikeita päätöksiä. Myyjä tietää, milloin tuotanto voi realistisesti ottaa uuden asiakkaan tilauksen työn alle, asiakaspalvelu tietää, onko tilaus aloitettu ja eteneekö se aikataulussa, ja tuotannonsuunnittelija tietää, mitä töitä tilauskantaan on tulossa nykyisten töiden jälkeen.
Lue myös: Eroon exceleistä tuotantolaitoksella
Kirjoittaja Sami Törnroos on tuottavuuden parantamiseen erikoistunut asiantunteva myyntipäällikkö. Työssään Novotekilla hän auttaa asiakkaita sekä tuotannonsuunnittelun ja -ohjauksen että OEE-tehokuudenseurannan ratkaisuissa, jotta asiakkaat pystyvät suunnittelemaan ja seuraamaan tuotantoa reaaliaikaisemmin ja tarkemmin. Erityisen tärkeäksi Sami kokee tuotepohjaisten ratkaisujen mahdollistaman vaivattoman käyttöönoton sekä nopean takaisinmaksuajan. Samilla on lähes kymmenen vuoden kokemus eri teollisuustoimialoilta, kuten konepaja-, kokoonpano-, ja elintarviketeollisuudesta.
